1. Tutte le istanze e le dichiarazioni da presentare alla pubblica amministrazione o ai

gestori o esercenti di pubblici servizi possono essere inviate anche per fax e via

telematica. (L)

2. Le istanze e le dichiarazioni inviate per via telematica sono valide se sottoscritte

mediante la firma digitale o quando il sottoscrittore è identificato dal sistema

informatico con l’uso della carta di identità elettronica. (R)

3. Le istanze e le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà da produrre agli organi

della amministrazione pubblica o ai gestori o esercenti di pubblici servizi sono

sottoscritte dall’interessato in presenza del dipendente addetto ovvero sottoscritte e presentate unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di identità

del sottoscrittore. La copia fotostatica del documento è inserita nel fascicolo. Le

istanze e la copia fotostatica del documento di identità possono essere inviate per via

telematica; nei procedimenti di aggiudicazione di contratti pubblici, detta facoltà è

consentita nei limiti stabiliti dal regolamento di cui all’articolo 15, comma 2 della legge

15 marzo 1997, n.59. (L)

1. La sottoscrizione delle domande per la partecipazione a selezioni per

l'assunzione, a qualsiasi titolo, in tutte le pubbliche amministrazioni, nonché ad esami

per il conseguimento di abilitazioni, diplomi o titoli culturali non è soggetta ad

autenticazione.

1. Le certificazioni da rilasciarsi da uno stesso ufficio in ordine a stati, qualità

personali e fatti, concernenti la stessa persona, nell’ambito del medesimo

procedimento, sono contenute in un unico documento.

1. I certificati rilasciati dalle pubbliche amministrazioni attestanti stati, qualità

personali e fatti non soggetti a modificazioni hanno validità illimitata. Le restanti

certificazioni hanno validità di sei mesi dalla data di rilascio se disposizioni di legge o

regolamentari non prevedono una validità superiore.

2. I certificati anagrafici, le certificazioni dello stato civile, gli estratti e le copie integrali

degli atti di stato civile sono ammessi dalle pubbliche amministrazioni nonché dai

gestori o esercenti di pubblici servizi anche oltre i termini di validità nel caso in cui

l'interessato dichiari, in fondo al documento, che le informazioni contenute nel

certificato stesso non hanno subìto variazioni dalla data di rilascio. Il procedimento

per il quale gli atti certificativi sono richiesti deve avere comunque corso, una volta

acquisita la dichiarazione dell'interessato. Resta ferma la facoltà di verificare la

veridicità e la autenticità delle attestazioni prodotte. In caso di falsa dichiarazione si

applicano le disposizioni di cui all'articolo 76.

1. Tutti i titoli di abilitazione rilasciati al termine di corsi di formazione o di

procedimenti autorizzatori all’esercizio di determinate attività, ancorché definiti

"certificato", sono denominati rispettivamente "diploma" o "patentino".

1. Le amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi non possono richiedere

atti o certificati concernenti stati, qualità personali e fatti che risultino elencati all’art.

46, che siano attestati in documenti già in loro possesso o che comunque esse

stesse siano tenute a certificare. In luogo di tali atti o certificati i soggetti indicati nel

presente comma sono tenuti ad acquisire d’ufficio le relative informazioni, previa

indicazione, da parte dell’interessato, dell’amministrazione competente e degli

elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei dati richiesti, ovvero

ad accettare la dichiarazione sostitutiva prodotta dall’interessato. (R)

2. Fermo restando il divieto di accesso a dati diversi da quelli di cui è necessario

acquisire la certezza o verificare l’esattezza, si considera operata per finalità di

rilevante interesse pubblico, ai fini di quanto previsto dal decreto legislativo 11

maggio 1999, n. 135, la consultazione diretta, da parte di una pubblica amministrazione o di un gestore di pubblico servizio, degli archivi

dell’amministrazione certificante, finalizzata all’accertamento d’ufficio di stati, qualità e

fatti ovvero al controllo sulle dichiarazioni sostitutive presentate dai cittadini. Per

l’accesso diretto ai propri archivi l’amministrazione certificante rilascia

all’amministrazione procedente apposita autorizzazione in cui vengono indicati i limiti

e le condizioni di accesso volti ad assicurare la riservatezza dei dati personali ai sensi

della normativa vigente. (L)

3. Quando l’amministrazione procedente opera l’acquisizione d’ufficio ai sensi del

precedente comma, può procedere anche per fax e via telematica. (R)

4. Al fine di agevolare l’acquisizione d’ufficio di informazioni e dati relativi a stati,

qualità personali e fatti, contenuti in albi, elenchi o pubblici registri, le amministrazioni

certificanti sono tenute a consentire alle amministrazioni procedenti, senza oneri, la

consultazione per via telematica dei loro archivi informatici, nel rispetto della

riservatezza dei dati personali. (R)

5. In tutti i casi in cui l’amministrazione procedente acquisisce direttamente

informazioni relative a stati, qualità personali e fatti presso l’amministrazione

competente per la loro certificazione, il rilascio e l’acquisizione del certificato non

sono necessari e le suddette informazioni sono acquisite, senza oneri, con

qualunque mezzo idoneo ad assicurare la certezza della loro fonte di provenienza.

6. I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione tramite fax, o

con altro mezzo telematico o informatico idoneo ad accertarne la fonte di

provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non

deve essere seguita da quella del documento originale. (R)

1. Gli estratti degli atti di stato civile sono richiesti esclusivamente per i procedimenti

che riguardano il cambiamento di stato civile e, ove formati o tenuti dagli uffici dello

stato civile in Italia o dalle autorità consolari italiane all’estero, vengono acquisiti

d'ufficio.

2. Al di fuori delle ipotesi di cui al comma l le amministrazioni possono provvedere

all'acquisizione d'ufficio degli estratti solo quando ciò sia indispensabile.

1. I dati relativi a cognome, nome, luogo e data di nascita, la cittadinanza, lo stato

civile e la residenza attestati in documenti di identità o di riconoscimento in corso di

validità, possono essere comprovati mediante esibizione dei documenti medesimi. È

fatto divieto alle amministrazioni pubbliche ed ai gestori o esercenti di pubblici servizi,

nel caso in cui all'atto della presentazione dell'istanza sia richiesta l'esibizione di un

documento di identità o di riconoscimento, di richiedere certificati attestanti stati o fatti

contenuti nel documento esibito. È, comunque, fatta salva per le amministrazioni

pubbliche ed i gestori e gli esercenti di pubblici servizi la facoltà di verificare, nel

corso del procedimento, la veridicità e l’autenticità dei dati contenuti nel documento di

identità o di riconoscimento. (L)

2. Nei casi in cui l'amministrazione procedente acquisisce informazioni relative a

stati, qualità personali e fatti attraverso l'esibizione da parte dell'interessato di un

documento di identità o di riconoscimento in corso di validità, la registrazione dei dati

avviene attraverso l'acquisizione della copia fotostatica non autenticata del

documento stesso. (R)

3. Qualora l’interessato sia in possesso di un documento di identità o di

riconoscimento non in corso di validità, gli stati, le qualità personali e i fatti in esso

contenuti possono essere comprovati mediante esibizione dello stesso, purché

l’interessato dichiari, in calce alla fotocopia del documento, che i dati contenuti nel

documento non hanno subito variazioni dalla data del rilascio. (R)

1. Sono comprovati con dichiarazioni, anche contestuali all'istanza, sottoscritte

dall'interessato e prodotte in sostituzione delle normali certificazioni i seguenti stati,

qualità personali e fatti:

a) data e il luogo di nascita;

b) residenza;

c) cittadinanza;

d) godimento dei diritti civili e politici;

e) stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;

f) stato di famiglia;

g) esistenza in vita;

h) nascita del figlio, decesso del coniuge, dell'ascendente o discendente;

i) iscrizione in albi, registri o elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni;

l) appartenenza a ordini professionali;

m) titolo di studio, esami sostenuti;

n) qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di

formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica;

o) situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei benefici di

qualsiasi tipo previsti da leggi speciali;

p) assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare

corrisposto;

q) possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato

presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria;

r) stato di disoccupazione;

s) qualità di pensionato e categoria di pensione;

t) qualità di studente;

u) qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di

curatore e simili;

v) iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;

z) tutte le situazioni relative all'adempimento degli obblighi militari, ivi comprese

quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio;

aa) di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di

provvedimenti che riguardano l’applicazione di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della

vigente normativa;

bb) di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali;

cc) qualità di vivenza a carico;

dd) tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato

civile;

ee) di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato

domanda di concordato.

1. L'atto di notorietà concernente stati, qualità personali o fatti che siano a diretta

conoscenza dell'interessato è sostituito da dichiarazione resa e sottoscritta dal

medesimo con la osservanza delle modalità di cui all’articolo 38. (R)

2. La dichiarazione resa nell’interesse proprio del dichiarante può riguardare anche

stati, qualità personali e fatti relativi ad altri soggetti di cui egli abbia diretta

conoscenza. (R)

3. Fatte salve le eccezioni espressamente previste per legge, nei rapporti con la

pubblica amministrazione e con i concessionari di pubblici servizi, tutti gli stati, le

qualità personali e i fatti non espressamente indicati nell'articolo 46 sono comprovati

dall'interessato mediante la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà. (R)

4. Salvo il caso in cui la legge preveda espressamente che la denuncia all’Autorità di

Polizia Giudiziaria è presupposto necessario per attivare il procedimento

amministrativo di rilascio del duplicato di documenti di riconoscimento o comunque

attestanti stati e qualità personali dell’interessato, lo smarrimento dei documenti

medesimi è comprovato da chi ne richiede il duplicato mediante dichiarazione

sostitutiva. (R)

1. Le dichiarazioni sostitutive hanno la stessa validità temporale degli atti che

sostituiscono.

2. Le singole amministrazioni predispongono i moduli necessari per la redazione

delle dichiarazioni sostitutive, che gli interessati hanno facoltà di utilizzare. Nei moduli

per la presentazione delle dichiarazioni sostitutive le amministrazioni inseriscono il

richiamo alle sanzioni penali previste dall'articolo 76, per le ipotesi di falsità in atti e

dichiarazioni mendaci ivi indicate. Il modulo contiene anche l'informativa di cui

all'articolo 10 della legge 31 dicembre 1996, n. 675.

3. In tutti i casi in cui sono ammesse le dichiarazioni sostitutive, le singole

amministrazioni inseriscono la relativa formula nei moduli per le istanze.

1. I certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CE, di marchi o

brevetti non possono essere sostituiti da altro documento, salvo diverse disposizioni

della normativa di settore.

2. Tutti i certificati medici e sanitari richiesti dalle istituzioni scolastiche ai fini della

pratica non agonistica di attività sportive da parte dei propri alunni sono sostituiti con

un unico certificato di idoneità alla pratica non agonistica di attività sportive rilasciato

dal medico di base con validità per l'intero anno scolastico.

1. Le pubbliche amministrazioni provvedono ad introdurre nei piani di

sviluppo dei sistemi informativi automatizzati progetti per la realizzazione di sistemi di

protocollo informatico in attuazione delle disposizioni del presente testo unico.

2. Le pubbliche amministrazioni predispongono appositi progetti esecutivi per la

sostituzione dei registri di protocollo cartacei con sistemi informatici conformi alle

disposizioni del presente testo unico.

3. Le pubbliche amministrazioni provvedono entro il 1° gennaio 2004 a

realizzare o revisionare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del

protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi in conformità alle disposizioni

del presente testo unico ed alle disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei

dati personali, nonché dell'articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59 e

dei relativi regolamenti di attuazione.

4. Ciascuna amministrazione individua, nell'ambito del proprio ordinamento, gli uffici

da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree

organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e

archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse.

5. Le amministrazioni centrali dello Stato provvedono alla gestione informatica dei

documenti presso gli uffici di registrazione di protocollo già esistenti alla data di

entrata in vigore del presente testo unico presso le direzioni generali e le grandi

ripartizioni che a queste corrispondono, i dipartimenti, gli uffici centrali di bilancio, le

segreterie di gabinetto.

1. Le pubbliche amministrazioni adottano un piano di sviluppo dei sistemi informativi

automatizzati in attuazione delle disposizioni del presente testo unico e secondo le

norme tecniche definite dall'Autorità per l'informatica della pubblica amministrazione.

2. Le pubbliche amministrazioni provvedono a realizzare o revisionare sistemi

informativi finalizzati alla totale automazione delle fasi di produzione, gestione,

diffusione ed utilizzazione dei propri dati, documenti, procedimenti ed atti in

conformità alle disposizioni del presente testo unico ed alle disposizioni di legge sulla

tutela della riservatezza dei dati personali.

3. Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefìci il

recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia

obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei

conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici.

1. Il sistema di gestione informatica dei documenti, in forma abbreviata "sistema"

deve:

a) garantire la sicurezza e l'integrità del sistema;

b) garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata

e in uscita;

c) fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto

dall'amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell'adozione dei

provvedimenti finali;

d) consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati;

e) consentire, in condizioni di sicurezza, l'accesso alle informazioni del sistema da

parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela delle

persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;

f) garantire la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di

classificazione d’archivio adottato.

1. La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle

pubbliche amministrazioni è effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti

informazioni:

a) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e

registrato in forma non modificabile;

b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e

registrata in forma non modificabile;

c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i

documenti spediti, registrati in forma non modificabile;

d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;

e) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;

f) l’impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita

dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto,

registrata in forma non modificabile.

2. Il sistema deve consentire la produzione del registro giornaliero di protocollo,

costituito dall’elenco delle informazioni inserite con l'operazione di registrazione di

protocollo nell’arco di uno stesso giorno.

3. L'assegnazione delle informazioni nelle operazioni di registrazione di protocollo è

effettuata dal sistema in unica soluzione, con esclusione di interventi intermedi,

anche indiretti, da parte dell’operatore, garantendo la completezza dell’intera

operazione di modifica o registrazione dei dati.

4. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell’Autorità per

l’informatica nella pubblica amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione

pubblica, sono specificate le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni

previste nelle operazioni di registrazione di protocollo.

5. Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti

dall’amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette

ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di

ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori

interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti

i documenti già soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione.

1. Le informazioni non modificabili di cui all’articolo 53 lett. a), b), c), d), e) e f) sono

annullabili con la procedura di cui al presente articolo. Le informazioni annullate

devono rimanere memorizzate nella base di dati per essere sottoposte alle

elaborazioni previste dalla procedura.

2. La procedura per indicare l’annullamento riporta, secondo i casi, una dicitura o un

segno in posizione sempre visibile e tale, comunque, da consentire la lettura di tutte

le informazioni originarie unitamente alla data, all’identificativo dell’operatore ed agli

estremi del provvedimento d'autorizzazione.

1. La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione all’originale del

documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il

documento stesso. Essa consente di individuare ciascun documento in modo

inequivocabile. Le informazioni minime previste sono:

a) il progressivo di protocollo, secondo il formato disciplinato all’articolo 57;

b) la data di protocollo;

c) l'identificazione in forma sintetica dell’amministrazione o dell’area organizzativa

individuata ai sensi dell'articolo 50, comma 4.

2. L’operazione di segnatura di protocollo va effettuata contemporaneamente

all'operazione di registrazione di protocollo.

3. L'operazione di segnatura di protocollo può includere il codice identificativo

dell’ufficio cui il documento e’ assegnato o il codice dell’ufficio che ha prodotto il

documento, l’indice di classificazione del documento e ogni altra informazione utile o

necessaria, qualora tali informazioni siano disponibili già al momento della

registrazione di protocollo.

4. Quando il documento è indirizzato ad altre amministrazioni ed è formato e

trasmesso con strumenti informatici, la segnatura di protocollo può includere tutte le

informazioni di registrazione del documento. L'amministrazione che riceve il

documento informatico può utilizzare tali informazioni per automatizzare le operazioni

di registrazione di protocollo del documento ricevuto.

5. Con Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell’Autorità per

l’informatica nella pubblica Amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione

pubblica, sono stabiliti il formato e la struttura delle informazioni associate al

documento informatico ai sensi del comma 4.

1. Le operazioni di registrazione indicate all’articolo 53 e le operazioni di segnatura

di protocollo di cui all’articolo 55 nonché le operazioni di classificazione costituiscono

operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione informatica

dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni.

1. Il numero di protocollo è progressivo e costituito da almeno sette cifre numeriche.

La numerazione è rinnovata ogni anno solare.

1. L’accesso al sistema da parte degli utenti appartenenti all'Amministrazione,

nonché la ricerca, la visualizzazione e la stampa di tutte le informazioni relative alla

gestione dei documenti sono disciplinati dai criteri di abilitazione stabiliti dal

responsabile della tenuta del servizio di cui all’articolo 61.

2. La ricerca delle informazioni del sistema è effettuata secondo criteri di selezione

basati su tutti i tipi di informazioni registrate. I criteri di selezione possono essere

costituiti da espressioni semplici o da combinazioni di espressioni legate tra loro per

mezzo di operatori logici. Per le informazioni costituite da testi deve essere possibile

la specificazione delle condizioni di ricerca sulle singole parole o parti di parole

contenute nel testo.

3. Il sistema deve offrire la possibilità di elaborazioni statistiche sulle informazioni

registrate allo scopo di favorire le attività di controllo.

1. Per l’esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi, possono essere

utilizzate tutte le informazioni del sistema di gestione informatica dei documenti

anche mediante l’impiego di procedure applicative operanti al di fuori del sistema e

strumenti che consentono l’acquisizione diretta delle informazioni da parte

dell’interessato.

2. A tal fine le pubbliche amministrazioni determinano, nel rispetto delle disposizioni

di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali, e nell’ambito delle misure

organizzative volte ad assicurare il diritto di accesso ai documenti amministrativi i

criteri tecnici ed organizzativi per l’impiego, anche per via telematica, del sistema di

gestione informatica dei documenti per il reperimento, la visualizzazione e la stampa

delle informazioni e dei documenti.

3. Nel caso di accesso effettuato mediante strumenti che consentono l’acquisizione

diretta delle informazioni e dei documenti da parte dell’interessato, le misure

organizzative e le norme tecniche indicate al comma 2 determinano, altresì, le

modalità di identificazione del soggetto anche mediante l’impiego di strumenti

informatici per la firma digitale del documento informatico, come disciplinati dal

presente testo unico.

4. Nel caso di accesso effettuato da soggetti non appartenenti alla pubblica

amministrazione possono utilizzarsi le funzioni di ricerca e di visualizzazione delle

informazioni e dei documenti messe a disposizione – anche per via telematica –

attraverso gli uffici relazioni col pubblico.

1. Le pubbliche amministrazioni che, mediante proprie applicazioni informatiche,

accedono al sistema di gestione informatica dei documenti delle grandi aree

organizzative omogenee di cui al comma 4 dell’articolo 50, adottano le modalità di

interconnessione stabilite nell’ambito delle norme e dei criteri tecnici emanati per la

realizzazione della rete unitaria delle pubbliche amministrazioni.

2. Le pubbliche amministrazioni che accedono ai sistemi di gestione informatica dei

documenti attraverso la rete unitaria delle pubbliche amministrazioni utilizzano

funzioni minime e comuni di accesso per ottenere le seguenti informazioni:

a) numero e data di registrazione di protocollo dei documenti, ottenuti attraverso

l’indicazione alternativa o congiunta dell’oggetto, della data di spedizione, del

mittente, del destinatario;

b) numero e data di registrazione di protocollo del documento ricevuto, ottenuti

attraverso l’indicazione della data e del numero di protocollo attribuiti

dall’amministrazione al documento spedito.

3. Ai fini del presente articolo, le pubbliche amministrazioni provvedono

autonomamente, sulla base delle indicazioni fornite dall’Autorità per l'informatica nella

pubblica amministrazione, alla determinazione dei criteri tecnici ed organizzativi per

l’accesso ai documenti e alle informazioni del sistema di gestione informatica dei

documenti.

1. Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta del protocollo

informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna delle

grandi aree organizzative omogenee individuate ai sensi dell’articolo 50. Il servizio è

posto alle dirette dipendenze della stessa area organizzativa omogenea.

2. Al servizio è preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso

di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita a

seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla

disciplina vigente.

3. Il servizio svolge i seguenti compiti:

a) attribuisce il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni della procedura,

distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla

modifica delle informazioni;

b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si

svolgano nel rispetto delle disposizioni del presente testo unico;

c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di

protocollo di cui all'articolo 53;

d) cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate

entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo

possibile;

e) conserva le copie di cui agli articoli 62 e 63, in luoghi sicuri differenti;

f) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività

di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali,

incluse le funzionalità di accesso di cui agli articoli 59e 60 e le attività di gestione

degli archivi di cui agli articoli 67, 68 e 69;

g) autorizza le operazioni di annullamento di cui all’articolo 54;

h) vigila sull’osservanza delle disposizioni del presente testo unico da parte del

personale autorizzato e degli incaricati.

1. Il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti

dispone per la corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati su

supporto informatico rimovibile.

2. E’ consentito il trasferimento su supporto informatico rimovibile delle informazioni

di protocollo relative ai fascicoli che fanno riferimento a procedimenti conclusi.

3. Le informazioni trasferite sono sempre consultabili. A tal fine, il responsabile per la

tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti dispone, in relazione

all’evoluzione delle conoscenze scientifiche e tecnologiche, con cadenza almeno

quinquennale, la riproduzione delle informazioni del protocollo informatico su nuovi

supporti informatici.

4. Le informazioni relative alla gestione informatica dei documenti

costituiscono parte integrante del sistema di indicizzazione e di organizzazione dei

documenti che sono oggetto delle procedure di conservazione sostitutiva.

1. Il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della

gestione dei flussi documentali e degli archivi autorizza lo svolgimento anche

manuale delle operazioni di registrazione di protocollo su uno o più registri di

emergenza, ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la normale

procedura informatica. Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e

l'ora di inizio dell'interruzione nonché la data e l'ora del ripristino della funzionalità del

sistema. (R)

2. Qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi

oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il responsabile per la tenuta

del protocollo può autorizzare l’uso del registro di emergenza per periodi successivi

di non più di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del

provvedimento di autorizzazione. (R)

3. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di

emergenza il numero totale di operazioni registrate manualmente. (R)

4. La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a

seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire l’identificazione univoca

dei documenti registrati nell’ambito del sistema documentario dell’area organizzativa

omogenea. (R)

5. Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono

inserite nel sistema informatico, utilizzando un'apposita funzione di recupero dei dati,

senza ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a

ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo

del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la

correlazione con il numero utilizzato in emergenza. (R)

1. Le pubbliche amministrazioni provvedono in ordine alla gestione dei

procedimenti amministrativi mediante sistemi informativi automatizzati, valutando i

relativi progetti in termini di rapporto tra costi e benefici, sulla base delle indicazioni

fornite dall’Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione.

2. I sistemi per la gestione dei flussi documentali che includono i

procedimenti amministrativi di cui al comma 1 è finalizzata al miglioramento dei

servizi e al potenziamento dei supporti conoscitivi delle amministrazioni secondo i

criteri di economicità, di efficacia dell'azione amministrativa e di pubblicità stabiliti

dalla legge.

3. Il sistema per la gestione dei flussi documentali include il sistema di

gestione informatica dei documenti.

4. Le amministrazioni determinano autonomamente e in modo coordinato per

le aree organizzative omogenee, le modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli

che li contengono e ai relativi procedimenti, definendo adeguati piani di

classificazione d’archivio per tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a

registrazione di protocollo.

1. Oltre a possedere i requisiti indicati all'articolo 52, il sistema per la

gestione dei flussi documentali deve :

a) fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato, il

fascicolo ed il singolo procedimento cui esso è associato;

b) consentire il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i fascicoli, il

procedimento ed il relativo responsabile, nonché la gestione delle fasi del

procedimento;

c) fornire informazioni statistiche sull'attività dell'ufficio;

d) consentire lo scambio di informazioni con sistemi per la gestione dei flussi

documentali di altre amministrazioni al fine di determinare lo stato e l'iter dei

procedimenti complessi.

1. Le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste, delle

operazioni di registrazione e del formato dei dati relativi ai sistemi informatici per la

gestione dei flussi documentali sono specificate con decreto del Presidente del

Consiglio dei Ministri, su proposta dell’Autorità per l’informatica nella pubblica

amministrazione di concerto con il Ministro della funzione pubblica.

1. Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio per la gestione dei

flussi documentali e degli archivi provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie

relativi a procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito costituito presso

ciascuna amministrazione. (R)

2. Il trasferimento deve essere attuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le

serie avevano nell’archivio corrente. (R)

3. Il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi

deve formare e conservare un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite nell’archivio

di deposito. (R)

1. Il servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi elabora ed

aggiorna il piano di conservazione degli archivi, integrato con il sistema di

classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione dell’archivio, di

selezione periodica e di conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle

vigenti disposizioni contenute in materia di tutela dei beni culturali e successive

modificazioni ed integrazioni.

2. Dei documenti prelevati dagli archivi deve essere tenuta traccia del movimento

effettuato e della richiesta di prelevamento.

3. Si applicano in ogni caso, per l’archiviazione e la custodia dei documenti

contenenti dati personali, le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei

dati personali.

1. I documenti selezionati per la conservazione permanente sono trasferiti

contestualmente agli strumenti che ne garantiscono l’accesso, negli Archivi di Stato

competenti per territorio o nella separata sezione di archivio secondo quanto previsto

dalle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali.

1. Le pubbliche amministrazioni devono assicurare, per ogni aggiornamento

del sistema, il pieno recupero e la riutilizzazione delle informazioni acquisite con le

versioni precedenti.

1. Le amministrazioni procedenti sono tenute ad effettuare idonei controlli, anche a

campione, e in tutti i casi in cui sorgono fondati dubbi, sulla veridicità delle

dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47. (R)

2. I controlli riguardanti dichiarazioni sostitutive di certificazione sono effettuati

dall’amministrazione procedente con le modalità di cui all’articolo 43 consultando

direttamente gli archivi dell’amministrazione certificante ovvero richiedendo alla

medesima, anche attraverso strumenti informatici o telematici, conferma scritta della

corrispondenza di quanto dichiarato con le risultanze dei registri da questa custoditi.

3. Qualora le dichiarazioni di cui agli articoli 46 e 47 presentino delle irregolarità o

delle omissioni rilevabili d’ufficio, non costituenti falsità, il funzionario competente a

ricevere la documentazione dà notizia all’interessato di tale irregolarità. Questi è

tenuto alla regolarizzazione o al completamento della dichiarazione; in mancanza il

procedimento non ha seguito. (R)

4. Qualora il controllo riguardi dichiarazioni sostitutive presentate ai privati che vi

consentono di cui all’articolo 2, l’amministrazione competente per il rilascio della

relativa certificazione, previa definizione di appositi accordi, è tenuta a fornire, su

richiesta del soggetto privato corredata dal consenso del dichiarante, conferma

scritta, anche attraverso l’uso di strumenti informatici o telematici, della

corrispondenza di quanto dichiarato con le risultanze dei dati da essa custoditi. (R)

1. Ai fini dei controlli di cui all’articolo 71 le amministrazione certificanti individuano e

rendono note le misure organizzative adottate per l’efficiente, efficace e tempestiva

esecuzione dei controlli medesimi e le modalità per la loro esecuzione. (R)

2. La mancata risposta alle richieste di controllo entro trenta giorni costituisce

violazione dei doveri d’ufficio. (R)

1. Le pubbliche amministrazioni e i loro dipendenti, salvi i casi di dolo o colpa grave,

sono esenti da ogni responsabilità per gli atti emanati, quando l’emanazione sia

conseguenza di false dichiarazioni o di documenti falsi o contenenti dati non più

rispondenti a verità, prodotti dall’interessato o da terzi.

1. Costituisce violazione dei doveri d’ufficio la mancata accettazione delle

dichiarazioni sostitutive di certificazione o di atto di notorietà rese a norma delle

disposizioni del presente testo unico. (L)

2. Costituiscono altresì violazioni dei doveri d’ufficio:

a) la richiesta di certificati o di atti di notorietà nei casi in cui, ai sensi

dell’articolo 43, ci sia l’obbligo del dipendente di accettare la dichiarazione sostitutiva;

b) il rifiuto da parte del dipendente addetto di accettare l’attestazione di stati,

qualità personali e fatti mediante l’esibizione di un documento di riconoscimento; (R)

c) la richiesta e la produzione, da parte rispettivamente degli ufficiali di stato

civile e dei direttori sanitari, del certificato di assistenza al parto ai fini della

formazione dell’atto di nascita. (R)

1. Fermo restando quanto previsto dall'articolo 76, qualora dal controllo di cui

all’articolo 71 emerga la non veridicità del contenuto della dichiarazione, il dichiarante decade dai benefici eventualmente conseguenti al provvedimento emanato sulla

base della dichiarazione non veritiera.

1. Chiunque rilascia dichiarazioni mendaci, forma atti falsi o ne fa uso nei casi

previsti dal presente testo unico è punito ai sensi del codice penale e delle leggi

speciali in materia.

2. L'esibizione di un atto contenente dati non più rispondenti a verità equivale ad uso

di atto falso.

3. Le dichiarazioni sostitutive rese ai sensi degli articoli 46 e 47 e le dichiarazioni

rese per conto delle persone indicate nell'articolo 4, comma 2, sono considerate

come fatte a pubblico ufficiale.

4. Se i reati indicati nei commi 1, 2 e 3 sono commessi per ottenere la nomina ad un

pubblico ufficio o l'autorizzazione all'esercizio di una professione o arte, il giudice, nei

casi più gravi, può applicare l'interdizione temporanea dai pubblici uffici o dalla

professione e arte.

1. Dalla data di entrata in vigore del presente testo unico sono abrogati: la legge 4

gennaio 1968 n.15; l’articolo 2, comma 15, primo periodo della legge 24 dicembre

1993 n.537; l’articolo 2 commi 3, 4, 7, 9 e 10 e l’articolo 3 commi 1, 4, 5, e 11 come

sostituito dall’articolo 2, comma 10 della legge 16 giugno 1998, n. 191, della legge 15

maggio 1997 n. 127; l’articolo 2, comma 11 della citata legge 16 giugno 1998 n. 191;

gli articoli 2 e 3 della legge 24 novembre 2000, n.340; l’articolo 55, comma 3 della

legge 21 novembre 2000, n.342. (L)

2. Sono altresì abrogati: il D.P.R. 10 novembre 1997 n. 513; il D.P.R. 20 ottobre

1998 n. 403; il D.P.R. 20 ottobre 1998, n. 428; i commi 2 e 3 dell’articolo 37 del

D.P.R. 30 maggio 1989, n. 223. (R)

1. Dalla data di entrata in vigore del presente testo unico restano comunque in vigore

:

a) le vigenti disposizioni legislative e regolamentari in materia di trasmissione delle

dichiarazioni fiscali di cui al D.P.R. 22 luglio 1998, n.322, al D.P.R. 14 ottobre 1999,

n.542, al D.P.R. 10 marzo 2000, n.100, al decreto direttoriale 31 luglio 1998, al

decreto direttoriale 29 marzo 2000, al D.M.31 maggio 1999, n.164, e le disposizioni di

cui al decreto legislativo 31 marzo 1998, n. 109 concernenti la dichiarazione

sostitutiva unica per la determinazione dell’indicatore della situazione economica

equivalente dei soggetti che richiedono prestazioni sociali agevolate;

b) il D.P.R.26 ottobre 1972 n.642 in materia di imposta di bollo;

c) gli articoli 18 e 30 della legge 7 agosto 1990 n. 241;

d ) l’articolo 2, comma 15, secondo periodo della legge 24 dicembre 1993 n.537;

e) le disposizioni in materia di dati personali di cui alla legge 31 dicembre 1996, n.

675 e ai decreti legislativi adottati in attuazione delle leggi 31 dicembre 1996, n. 676

e 6 ottobre 1998, n. 344;

f) fino alla loro sostituzione, i regolamenti ministeriali, le direttive e i decreti ministeriali

a contenuto generale, nonché le regole tecniche già emanate alla data di entrata in

vigore del presente testo unico;

g) tutte le disposizioni legislative in materia di conservazione di beni archivistici di cui

al capo II del d.Lgs. 29 ottobre 1999, n. 490.

2. Per le forze di polizia, restano in vigore, con riferimento agli articoli 43, comma 4,

59 e 60, le particolari disposizioni di legge e di regolamento concernenti i trattamenti

di dati personali da parte delle forze dell’ordine, ai sensi dell’articolo 4 legge 31

dicembre 1996, n. 675.

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