Su proposta del Ministro per la Funzione Pubblica Franco Bassanini il Consiglio
dei Ministri ha approvato il testo
unico sulla documentazione amministrativa (testo integrale) che sarà
sottoposto al parere del Consiglio di Stato e delle Commissioni parlamentari. Esso
riunisce tutte le norme, oggi contenute in leggi e regolamenti che riguardano la
materia della documentazione amministrativa e del documento elettronico.
Cittadini e operatori non dovranno più orientarsi in una "giungla" di
norme e regolamenti, ma potranno finalmente trovare in unico testo normativo le
disposizioni di legge e regolamentari che riguardano l'intera materia e le
regole tecniche collocate in allegato.
Per quanto riguarda le norme in materia di documento informatico, si è cercato
soprattutto di armonizzare il loro contenuto, fortemente innovativo, con le
norme vigenti in materia di documentazione amministrativa
"tradizionale".
L'ambizione, dunque, è quella di riuscire a disciplinare efficacemente sia la
fase attuale, in cui sono presenti ancora gli strumenti tradizionali (
certificati, autocertificazioni, autentiche etc.), sia la fase di transizione
dai documenti cartacei a quelli informatici, che abbiamo avviato, sia il futuro
nuovo regime, fondato su strumenti informatici e telematici ( documento
informatico, firma digitale, carta d'identità elettronica, trasmissione di dati
per via telematica etc.)
Il testo unico introduce inoltre notevoli novità, che completano e sviluppano
in modo organico le semplificazioni introdotte con le leggi Bassanini. I
positivi risultati già raggiunti nella riduzione dei certificati (-57% rispetto
al 1996) ci consentono di compiere un coraggioso passo in avanti verso la
completa eliminazione della richiesta dei certificati ai cittadini e la
decertificazione ( prevista dal piano e-government).
Sintesi delle principali novità
L'eliminazione della richiesta dei certificati ai cittadini
- Tutte le amministrazioni e i gestori dei servizi pubblici non potranno più
chiedere ai cittadini i certificati e sono tenuti ad accettare le
autocertificazioni o ad acquisire d'ufficio la documentazione necessaria. La
richiesta di certificati costituirà violazione dei doveri d'ufficio. Ad esempio
non potranno più essere richiesti ai cittadini i certificati anagrafici e
quelli relativi alla situazione reddituale, al titolo di studio, alla qualifica
posseduta, all'iscrizione in albi o elenchi della pubblica amministrazione, al
non avere riportato condanne penali etc.
Verso la decertificazione: scambio di dati per via telematica e controlli
- Le amministrazioni, al fine di agevolare l'acquisizione d'ufficio e i
controlli da parte delle altre amministrazioni, sono tenute a garantire, senza
oneri, la consultazione per via telematica dei loro archivi informatici.
- La mancata risposta alle richieste di controllo entro 30 giorni ( finché
tutti i dati non siano integralmente disponibile on-line), costituirà
violazione dei doveri d'ufficio.
L'autentica diventa più semplice
- Tutte le domande e le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà
rivolte alle amministrazioni e i gestori di servizi pubblici non dovranno essere
autenticate. Basterà firmarle davanti al dipendente addetto o inviarle con la
fotocopia del documento d'identità (questa possibilità era già prevista solo
per le dichiarazioni collegate alle domande). L'autentica con le modalità
tradizionali rimane per le dichiarazioni rivolte ai privati e per le domande che
riguardano la riscossione di benefici economici (pensioni, contributi etc.) da
parte di terze persone.
- Con la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà sarà possibile
attestare la conformità all'originale di un documento conservato o rilasciato
da una pubblica amministrazione evitando così l'autentica di copia davanti al
funzionario incaricato dal sindaco o dal dipendente addetto.
Le istanze per via telematica
- Tutte le domande e le dichiarazioni da presentare alla pubblica
amministrazione o ai gestori e esercenti di pubblici servizi possono essere
inviate anche per fax o per via telematica.
- Le domande inviate per via telematica sono validamente firmate quando il
sottoscrittore è identificato dal sistema informatico con l'uso della carta
d'identità elettronica.
Dichiarazioni in caso di temporaneo impedimento per ragioni di salute
- La dichiarazione nell'interesse di chi si trova in una situazione di
temporaneo impedimento per ragioni di salute è sostituita dalla dichiarazione
resa dal coniuge, o in sua assenza dai figli, o in mancanza di questi, da un
altro parente fino al terzo grado. Questa dichiarazione va fatta davanti al
pubblico ufficiale che dovrà accertare l'identità del dichiarante e prendere
atto dei motivi dell'impedimento. E' una piccola semplificazione che risolve i
problemi relativi alla firma di domande e dichiarazioni da parte di persone
malate.
Piccoli rafforzamenti e aggiustamenti delle regole
in materia di autocertificazione, e in particolare
1. rafforzamento del divieto di chiedere i certificati
ai cittadini e l'espressa sanzione di questo comportamento, come del rifiuto di
ricevere le autocertificazioni, come violazione dei doveri d'ufficio
2. possibilità di non autentica anche per le
dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà non collegate ad una istanza
(si tratta di una precisazione attesa da tempo)
3. possibilità di "autoautenticare"
documenti conservati o rilasciati da una pubblica amministrazione (sinora
limitata alla copia delle pubblicazioni da esibire nei pubblici concorsi)
4. possibilità per i parenti fino al terzo grado, di
fare l'autocertificazione al posto della persona interessata, temporaneamente
impedita perché malata.